【2026年版】総務・情シス担当者必見！一人で抱えがちな業務をAIで手放す10選

「またこの問い合わせか…」「この作業、いつまで続くんだろう…」。総務・情シス担当者の皆さん、日々の業務に追われ、一人で抱え込んでいる「あるある」な課題に、心当たりはありませんか？慢性的な人手不足の中、限られたリソースで多くの業務をこなすのは至難の業です。しかし、近年目覚ましい進化を遂げるAI技術が、そんな皆さんの悩みを解決する鍵となるかもしれません。2026年、AIはもはやSFの世界の話ではなく、私たちの日常業務を劇的に変える可能性を秘めています。この記事では、総務・情シス担当者が「一人で抱えがち」な業務に焦点を当て、AIを活用することで「手放せる」具体的な10の業務をご紹介します。これを読めば、あなたの業務負担が軽減され、本来注力したいコア業務に集中できる未来が見えてくるはずです。

総務・情シス担当者が一人で抱えがちな「あるある」業務とは？

総務や情シス部門は、企業の円滑な運営を支える要でありながら、慢性的な人材不足や業務過多、特定の担当者に業務が集中する「属人化」といった課題に直面することが少なくありません。特に、一人で複数の業務を兼任している担当者の方々にとっては、日々のルーチンワークや予期せぬトラブル対応に追われ、「本来注力したいコア業務になかなか時間を割けない」という状況に陥りがちではないでしょうか。

例えば、社内からのPCトラブルの問い合わせ対応、備品の発注・管理、契約書の作成、新入社員のオンボーディング、そして突発的なシステム障害への対応など、業務は多岐にわたります。これらはどれも企業の活動に不可欠な業務ですが、その多くは定型的で、かつ迅速な対応が求められるため、担当者の時間と労力を大きく消費します。

さらに、業務が属人化していると、担当者が不在の際に業務が滞ったり、引き継ぎに多大なコストがかかったりするリスクも伴います。このような「あるある」な状況は、担当者の疲弊を招くだけでなく、部署全体の生産性低下にもつながりかねません。しかし、近年進化を続けるAI技術は、これらの課題解決に大きな可能性を秘めています。次章からは、具体的にどのような業務をAIに「手放せる」のかを見ていきましょう。

AIで手放せる！総務・情シス担当者のための業務10選

総務・情シス担当者の皆さんが日々直面する「あるある」な業務は多岐にわたります。しかし、2026年時点のAI技術は、これらの業務の多くを効率化し、場合によっては完全に自動化する力を持ち始めています。ここでは、AIを活用することで手放せる具体的な10の業務と、そのメリットについて詳しく見ていきましょう。

1. 社内からの問い合わせ対応（ヘルプデスク業務）

「パスワードを忘れました」「システムにログインできません」といった、繰り返し寄せられる定型的な問い合わせに、AIチャットボットが24時間365日自動で対応できるようになります。これにより、担当者はより複雑な問題解決や、ITインフラの改善といった戦略的な業務に集中できるだけでなく、従業員は待つことなく迅速に回答を得られるようになります。

2. マニュアル作成・更新

社内規程や業務手順をまとめたマニュアルの作成・更新作業は、非常に手間と時間がかかります。AIを活用すれば、簡単なキーワードや既存資料からAIがドラフト（下書き）を自動生成することが可能です。担当者は内容のレビューと編集に集中することで、マニュアル作成時間を大幅に削減し、常に最新の状態を容易に保つことができます。

3. 定型的な書類作成・メール作成

社内通知、各種報告書、申請書、そして日々の定型的なメール作成など、多くの文書作成業務が存在します。AIはこれらの文書の下書きやテンプレート作成をサポートし、作成にかかる時間を大幅に短縮します。また、表現の統一性や正確性の向上にも繋がり、担当者の負担を大きく軽減します。

4. 議事録作成・要約

会議後の議事録作成は、聞き漏らしや要点のまとめに時間がかかる業務です。AIは会議の音声データから議事録を自動で作成したり、長文の資料や報告書を瞬時に要約したりすることができます。これにより、情報共有が迅速化されるだけでなく、作成・確認作業の工数削減に大きく貢献し、聞き漏らしや誤記のリスクも低減できます。

5. データ入力・書類のデジタル化（AI-OCR）

紙媒体の申請書、領収書、契約書などから手作業でデータを入力する作業は、時間と労力を要し、ヒューマンエラーも発生しやすい業務です。AI-OCR（光学文字認識）技術を活用すれば、これらのスキャンデータからAIが文字を正確に読み取り、データ化します。これにより、手作業での入力の手間が省け、エラー削減、保管スペースの削減、そして必要な情報の検索性向上も期待できます。

6. システム運用・保守におけるログ分析

システム監視や障害対応において、日々膨大な量のログデータが発生します。AIはこれらのログデータを高速で分析し、異常の兆候を検知したり、障害発生時の原因特定を支援したり、さらには対応手順を自動で提案することも可能です。これにより、障害発生時の初動対応が迅速化され、ダウンタイムの短縮に繋がり、安定したシステム運用に貢献します。

7. 備品管理・在庫チェック

社内備品や消耗品の在庫管理は、定期的な棚卸しや発注タイミングの見極めなど、煩雑な業務です。AIは過去の使用履歴や発注パターンを学習し、備品の在庫状況を自動でチェックしたり、適切な発注タイミングを予測・提案したりします。これにより、担当者は棚卸作業や発注漏れから解放され、より効率的かつ戦略的な備品管理が可能になります。

8. 経費精算・勤怠管理の補助

経費精算におけるレシートの読み取りや申請内容のチェック、勤怠データの収集・集計といった定型業務は、月次で発生し、担当者の負担となります。AIを活用することで、これらの業務を自動化・効率化できます。ヒューマンエラーの削減や、担当者の負担軽減につながるだけでなく、月次の締め作業などを迅速化し、業務全体のスピードアップが期待できます。

9. 社内FAQの作成・管理

従業員からの同じ質問に何度も答えることは、総務・情シス担当者の貴重な時間を奪います。AIは社内からの問い合わせ内容や過去の対応データを学習し、自動でFAQを生成・更新することが可能です。これにより、担当者は繰り返し発生する質問対応の手間が省け、従業員も必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、自己解決を促進します。

10. 社内イベントの企画・運営サポート

社内イベントの企画立案は、アイデア出しから運営計画の策定まで多岐にわたります。AIは過去のイベントデータやトレンドを分析し、企画のアイデア出し、予算配分の最適化、運営計画の提案、参加者管理の補助などを行います。これにより、企画担当者の負担が軽減され、より魅力的で効果的なイベント運営が期待できます。

AI導入で総務・情シス業務はどう変わる？

AIの導入は、総務・情シス部門の働き方を劇的に変革し、多くのポジティブな変化をもたらします。これまでルーチンワークに追われ、本来注力すべき業務に時間を割けなかった担当者は、AIの力を借りることで、より戦略的で価値の高い仕事に集中できるようになるでしょう。

まず最も大きな変化は、ルーチンワークの自動化と効率化です。社内問い合わせ対応、書類作成、データ入力といった定型業務をAIが代行することで、担当者はこれらの作業から解放されます。これにより、時間的・精神的な余裕が生まれ、本来の専門性を活かした業務、例えばITインフラの改善、セキュリティ強化、DX戦略の立案、従業員エンゲージメント向上施策の企画といった「人にしかできない」コア業務に注力できるようになります。

次に、部門全体の生産性向上が挙げられます。AIは24時間365日稼働し、大量のデータを高速かつ正確に処理できます。これにより、業務のボトルネックが解消され、部署全体の処理能力が向上。結果として、企業全体の生産性向上にも貢献します。また、AIによるデータ分析は、これまで見過ごされてきた業務プロセスの非効率性を可視化し、継続的な改善を促す強力なツールとなります。

さらに、従業員満足度の向上と属人化の解消も重要な変化です。AIが社内からの問い合わせに迅速かつ正確に対応することで、従業員は必要な情報をすぐに手に入れられるようになり、満足度が向上します。また、特定の担当者しか知らない業務知識やノウハウがAIに学習されることで、業務の属人化が解消され、担当者の急な不在時でも業務が滞ることなく進められるようになります。これは、働きやすい環境の実現にも直結するでしょう。

2026年時点のAI技術は、単なる自動化を超え、自然言語処理や画像認識、機械学習の進化により、より複雑な判断や予測を伴う業務にも対応できるようになっています。これにより、総務・情シス担当者は、AIを単なるツールとしてではなく、頼れる「第二の脳」として活用し、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、部門全体の生産性向上と働きやすい環境の実現に貢献できるでしょう。

AI導入を検討する上でのポイント

AIの導入は、総務・情シス業務に大きな変革をもたらしますが、成功させるためにはいくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。やみくもに導入するのではなく、戦略的な視点を持って検討を進めましょう。

• 導入目的の明確化と対象業務の選定 まずは、「なぜAIを導入するのか」「どのような課題を解決したいのか」という目的を具体的に設定しましょう。その上で、AIの効果が最も期待できる業務や、属人化が進んでいてAIによる自動化の恩恵が大きい業務を選定することが重要です。全ての業務を一気にAI化しようとせず、スモールスタートで始めるのが成功の秘訣です。
• 費用対効果の検証 AIツールの導入には初期費用や運用コストがかかります。導入によって得られる業務効率化、人件費削減、エラー削減といった効果が、コストに見合うかを慎重に評価しましょう。短期的なROIだけでなく、長期的な視点でのメリットも考慮に入れることが大切です。
• データセキュリティとプライバシーへの配慮 AIを活用する上で、機密情報や個人情報を扱う機会は少なくありません。データの取り扱いに関する社内規定を整備し、AIツールが適切なセキュリティ対策を講じているか、プライバシー保護の観点から問題がないかを十分に確認する必要があります。信頼できるベンダーを選ぶことも重要です。
• 既存システムとの連携 AIツールを導入する際、既存の社内システム（グループウェア、CRM、ERPなど）との連携はスムーズに行えるかを確認しましょう。連携がうまくいかないと、かえって業務が複雑になったり、データの一貫性が損なわれたりする可能性があります。API連携の可否や、連携にかかる工数を事前に把握しておくことが望ましいです。
• 従業員への教育と理解促進 AI導入は、従業員の業務内容や働き方に変化をもたらします。AIに対する漠然とした不安や抵抗感を解消するため、導入の目的やメリットを丁寧に説明し、AIツールの使い方に関する十分な教育を行うことが不可欠です。従業員がAIを「脅威」ではなく「協力者」として受け入れられるよう、コミュニケーションを密に取るようにしましょう。

これらのポイントを踏まえ、まずは小規模なプロジェクトから着手し、成功体験を積み重ねながら徐々に適用範囲を広げていく「スモールスタート」が、AI導入を成功させるための現実的なアプローチと言えるでしょう。

まとめ：AIと共に、より戦略的な総務・情シスへ

この記事では、総務・情シス担当者の皆さんが日々の業務で抱えがちな「あるある」な課題に対し、AIがどのように貢献できるのか、具体的な10の業務を例に解説してきました。社内からの問い合わせ対応からマニュアル作成、データ入力、システムログ分析に至るまで、AIは多岐にわたる業務において、その強力なサポート力を発揮します。

もはやAIは、一部の専門家だけが使う特別なツールではありません。2026年、AIは私たちの業務環境に深く浸透し、総務・情シス部門の強力なパートナーとして、業務負担を軽減し、生産性を向上させるための不可欠な存在となりつつあります。

AIを導入することで、これまでルーチンワークに費やしていた時間を大幅に削減し、本来注力すべきコア業務、すなわち企業の成長に直結する戦略的な企画立案やDX推進、従業員満足度の向上といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。これは、単なる業務効率化に留まらず、皆さんのキャリアパスにも新たな可能性をもたらすでしょう。

AI導入への一歩を踏み出すことは、決して難しいことではありません。まずは、自部門の業務の中で「AIに任せられること」を見つけることから始めてみてください。小さな成功体験が、やがて大きな変革へと繋がっていきます。AIという新たな仲間と共に、より戦略的で、より創造的な総務・情シス部門へと進化していきましょう。未来の働き方は、皆さんの手の中にあります。